Warum viele Restaurants noch ohne Restaurant Ordering Software arbeiten – und welche Probleme das verursacht

In vielen Restaurants läuft der Bestellprozess noch erstaunlich analog. Obwohl moderne Restaurant Ordering Software längst verfügbar ist, verlassen sich zahlreiche Betriebe weiterhin auf Excel-Tabellen, handgeschriebene Notizen, WhatsApp-Nachrichten oder schlicht auf das Gedächtnis der Mitarbeiter.

Auf den ersten Blick scheint das zu funktionieren. Ein kurzer Blick ins Lager, eine Nachricht an den Lieferanten, vielleicht eine Excel-Liste für den Überblick. Doch im hektischen Alltag eines Restaurants entstehen daraus schnell strukturelle Probleme – besonders dann, wenn mehrere Personen am gleichen Prozess beteiligt sind.

Wenn der Food Ordering Process auf Zetteln und Nachrichten basiert

Der typische Food Ordering Process in vielen Restaurants sieht ungefähr so aus:

• Ein Koch merkt während der Vorbereitung, dass ein Produkt knapp wird.
• Jemand schreibt es schnell auf einen Zettel oder in eine Notiz-App.
• Später prüft ein Mitarbeiter das Lager und ergänzt fehlende Artikel.
• Bestellungen werden per E-Mail, Telefon oder WhatsApp an Lieferanten geschickt.

Das Problem: Diese Schritte sind selten zentral dokumentiert.

Statt eines klaren Systems entstehen mehrere parallele Informationsquellen:

• Excel-Dateien mit Lagerbeständen
• handgeschriebene Bestelllisten
• WhatsApp-Chats mit Lieferanten
• Erinnerungen im Kopf des Küchenchefs

Solange alles ruhig läuft, fällt das kaum auf. Doch sobald Service-Stress, Personalwechsel oder mehrere Lieferanten ins Spiel kommen, entstehen typische Restaurant Inventory Problems.

Typische Restaurant Inventory Problems im Alltag

Viele Betreiber erkennen die Symptome sofort. Die Ursachen liegen meist nicht im Team, sondern im Prozess.

Fehlende Zutaten im Service

Der Klassiker: Während der Vorbereitung stellt die Küche fest, dass ein zentraler Bestandteil eines Gerichts fehlt.

Vielleicht wurde die Bestellung vergessen. Vielleicht stand sie auf einem Zettel, der nie übertragen wurde. Oder ein Kollege ging davon aus, dass jemand anderes sich darum kümmert.

Das Ergebnis: spontane Notlösungen, Menüänderungen oder hektische Nachbestellungen.

Doppelbestellungen

Das Gegenteil passiert ebenfalls häufig. Zwei Mitarbeiter bemerken denselben Engpass und bestellen unabhängig voneinander.

Am nächsten Tag stehen plötzlich doppelte Mengen im Lager – besonders problematisch bei verderblichen Produkten.

Unklare Lagerbestände

Wenn Lagerstände nicht zentral gepflegt werden, entstehen Schätzungen statt Fakten.

Ein typischer Dialog in vielen Küchen:

„Haben wir noch Parmesan?“
„Ich glaube schon.“
„Oder war der gestern schon fast leer?“

Diese Unsicherheit führt zu Sicherheitsbestellungen – und damit oft zu Überbestand oder Lebensmittelverschwendung.

Zeitverlust für das Team

Manuelle Restaurant Ordering Prozesse kosten mehr Zeit, als viele glauben.

Küchenmanager und Chefs verbringen regelmässig Stunden pro Woche mit:

• Lagerlisten aktualisieren
• Lieferanten kontaktieren
• Preise vergleichen
• Bestellungen kontrollieren

Diese Zeit fehlt an anderer Stelle: bei der Küche, beim Team oder bei strategischen Entscheidungen.

Warum manuelle Restaurant Ordering Prozesse schwer skalieren

Ein Restaurant mit einem Standort kann solche Abläufe oft noch irgendwie managen. Doch mit wachsender Komplexität werden die Schwächen deutlich.

Zum Beispiel wenn:

• mehrere Lieferanten beteiligt sind
• verschiedene Mitarbeiter Bestellungen auslösen
• mehrere Standorte koordiniert werden müssen
• saisonale Menüs häufig wechseln

Ohne strukturierte Restaurant Ordering Software entsteht ein Flickenteppich aus Tools und Gewohnheiten.

Viele Restaurants nutzen dann gleichzeitig:

• Excel für Lagerlisten
• WhatsApp für Lieferanten
• Papier für Küchennotizen
• E-Mail für Rechnungen

Das Problem ist nicht eines dieser Tools allein – sondern dass sie nicht miteinander verbunden sind.

Moderne Hospitality Operations brauchen klare Systeme

In modernen Hospitality Operations geht es weniger darum, mehr Tools einzusetzen. Entscheidend ist, Prozesse zu bündeln.

Eine gute Restaurant Ordering Software verbindet typischerweise mehrere Funktionen in einem System:

• Lagerbestand und Verbrauch
• Lieferanten und Preise
• Bestellhistorie
• automatische Bestellvorschläge
• Transparenz für Küche und Management

Dadurch wird der Bestellprozess nicht nur schneller, sondern auch nachvollziehbarer.

Plötzlich ist klar:

• welche Produkte wirklich fehlen
• welche Mengen regelmässig verbraucht werden
• wann bestellt werden muss
• bei welchem Lieferanten der Einkauf sinnvoll ist

Ein Beispiel dafür ist KitchenCrew, das Bestellungen, Lagerbestand und Lieferantenmanagement in einem gemeinsamen System verbindet. Besonders interessant ist dabei, wie operative Rollen wie Ivy das Supplier- und Bestellmanagement strukturieren. In diesem Artikel wird das genauer erklärt:
/how-ivy-simplifies-restaurant-supplier-management-and-ordering-setup

Der eigentliche Kern des Problems

Viele Restaurant Inventory Problems entstehen nicht, weil Teams schlecht arbeiten.

Sie entstehen, weil das System fehlt, das Informationen bündelt.

Wenn Bestellungen über Zettel, Chats und Excel laufen, ist Chaos fast unvermeidlich. Jeder arbeitet reaktiv statt strukturiert. Entscheidungen werden unter Zeitdruck getroffen, statt auf Daten zu basieren.

Gerade in einer Branche mit engen Margen, verderblichen Waren und hohem Stresslevel kann ein klarer Bestell- und Lagerprozess einen grossen Unterschied machen.

Fazit

Viele Restaurants steuern ihren Einkauf noch mit Methoden, die ursprünglich als pragmatische Übergangslösung gedacht waren: Excel, Notizzettel, WhatsApp oder das Gedächtnis des Teams.

Mit steigender Komplexität führen diese manuellen Prozesse jedoch zu:

• fehlenden Zutaten
• Doppelbestellungen
• unklaren Lagerbeständen
• unnötigem Zeitverlust

Restaurant Ordering Software ist deshalb weniger ein technisches Upgrade als eine strukturelle Verbesserung der gesamten Küchenorganisation.

Für Betreiber und Küchenleiter bedeutet das vor allem eines: weniger Chaos im Lager – und mehr Kontrolle über Einkauf, Kosten und Abläufe.